Enexis

Klantcase / Peter Wezenberg / Enexis

Uitdaging

Bij Enexis hebben we steeds meer behoefte aan vergaderen, vergaderen, vergaderen. Wij zijn een organisatie met 4500 man met ca. 60 secretaresses. Binnen zo’n grote organisatie neemt het enorm veel tijd in beslag om dit efficiënt geregeld te krijgen. Onze secretaresses waren constant aan het bellen, met dezelfde vraag: ’ik wil dan en dan een zaal, is er dan beschikbaarheid?’’ Daarnaast was ook het factuurproces een uitdaging. Bij elke factuur die we binnen kregen was het “Wie heeft ook alweer geboekt? Is hier al akkoord voor?”. We hadden bijna 1 fte op Onemeeting zitten. Er werd veel tijd gespendeerd om uit te zoeken wie de opdracht gegeven heeft, en dus op welke kostenplaats geboekt moet worden.
Wij waren dus op zoek naar één partner die ons boekingsproces en factuurproces volledig kon digitaliseren en dus efficiënter maken.

Ontstaan samenwerking

Binnen mijn functie kijk ik waar we processen kunnen optimaliseren waardoor er minder energie in hoeft en met minder energie, heb je minder mensen nodig en dus kan je kosten besparen. Ik ben opzoek gegaan naar een partner die ons binnen deze processen kan helpen om het efficiënter te maken.

Hoe Onemeeting.com heeft geholpen

We zijn begonnen met het kanaliseren van het reserveringssysteem, we hebben samen met jullie om tafel gezeten en er zijn wat aanpassingen speciaal voor ons gedaan. Nu is het alleen nog de taak van de secretaresses om boekingen te maken, dus niet de hele organisatie is los van elkaar bezig om ruimtes te reserveren voor bijeenkomsten. Dankzij Onemeeting.com doen wij nu 100% van onze boekingen online.

Daarnaast wilden wij van die papieren facturen af, want wij waren net bezig met een digitalisering van de factuurstroom.
Dus hier hebben we elkaar weer gevonden en dit is gelukt . We gaan nu naar het laatste stukje toe; en dat gaat als het goed is binnenkort live. Namelijk dat we compleet naar UBL facturatie gaan. En dan zien we helemaal geen facturen meer, dan komen er geen handjes meer aan te pas, dus volledig gedigitaliseerd.

Voordelen

We hoeven niet meer te bellen om te vragen of er een vergaderzaal vrij is. We kunnen online in het systeem kijken of er een ruimte vrij is, ook kunnen we meteen reserveringen maken in het systeem.

Onze inkoop afdeling wilde graag dat onze contractprijzen direct online zichtbaar waren in het systeem. Jullie hebben het voor ons zo gebouwd dat de juiste prijzen meteen zichtbaar zijn, dus mensen wisten meteen wat het allemaal ging kosten.

De volgende stap binnen onze samenwerking is de UBL fase, dus alles gaat straks digitaal ingelezen worden. Dat gaat veel (externe) handjes schelen, en veel mensen denken dat wanneer de handjes weggaan dat de datakwaliteit omlaag gaat maar nee, dat is niet zo en dat hebben we bewezen met jullie project. Want naast de verzamelfactuur die wij ontvangen en heel makkelijk betalen, krijgen wij ook het databestand waarin alle data staat en nog geen minuut later is alles geboekt zonder fouten. We hebben dus de kosten op de juiste plek zitten en dat is ook ons uitgangspunt.

Ik kom graag op de locatie Meeting Center WTC Arnhem omdat hier alles goed voor elkaar is, het treinstation voor de deur is en de parkeerplaats aan de andere kant.
Het kwaliteitsniveau en servicegraad op de locaties is hoog. Wat ik heel belangrijk vind, zijn de mensen die op de locaties werken, ze zijn erg vriendelijk. Heb je ze nodig dan zijn ze er. Dat concept wat jullie hebben neergezet vind ik top. Dat maak ik niet veel meer mee op locaties.

Resultaat

Mijn dank is groot naar jullie toe want jullie hebben altijd gezegd één partner. Ik heb nooit van jullie gehoord “Dat gaat je zoveel kosten’’. Dat hoorde ik namelijk elke keer bij concurrenten, maar bij jullie niet. Daarnaast is de kwaliteit die jullie borgen op de locaties top. Wij zitten regelmatig in verschillende locaties, we hebben vroeger bij andere locaties gezeten, waarvan de kwaliteit niet optimaal was.

Naast dat het leuk is dat we kosten kunnen besparen, zie dat onze medewerkers een betere score geven voor de medewerkers tevredenheid, dan is het leuk dat ze dan schrijven dat dit onder andere komt door het automatisch kunnen reserveren.

Ook de trace ability (wie de kosten veroorzaakt heeft) is nu inzichtelijk en volledig geautomatiseerd.
Maar niet alleen het besparen van fte is fijn, want dan praat je toch vaak over geld. Maar het ging mij ook om de emotie, de frustratie van mensen bij onze afdeling Factuurverwerking, die hebben we hiermee weg kunnen halen.

Ik zou Onemeeting.com absoluut aanraden aan anderen omdat de wijze waarop wij dit samen hebben gedaan top is. Wij werken samen, dat voelt heel sterk.

Organisatie
Enexis

Naam
Peter Wezenberg

Functie
Manager Innovatie & Kwaliteit Financiën

"Ik zou Onemeeting.com absoluut aanraden aan anderen omdat de wijze waarop wij dit samen hebben gedaan top is. Wij werken samen, dat voelt heel sterk."