De vergadermarkt is er eigenlijk altijd al een geweest die continue in ontwikkeling is. Bovendien valt het op dat nieuwe ontwikkelingen vaak razendsnel worden geadopteerd. Dit komt in het bijzonder de efficiëntie tijdens het vergaderen alleen maar ten goede. Omdat er telkens weer sprake is van een sterke evolutie op de vergadermarkt is het interessant om de laatste nieuwe trends en ontwikkelingen op de voet te volgen.
Wij zochten de meest actuele vergadertrends van het moment graag voor je uit en hebben ze verzameld in deze blog.
#1 De tablet als onmisbare vergadertool
Ongeveer een derde van alle Nederlandse bedrijven met minimaal 50 medewerkers kiest ervoor om tablets beschikbaar te stellen voor zakelijk gebruik. Een tablet is een krachtig toestel welke het in principe mogelijk maakt om overal en altijd mobiel te werken (zolang er maar internet beschikbaar is). Wist je echter ook dat een tablet tegenwoordig steeds vaker onmisbaar is om te vergaderen?
Door gebruik te maken van een actuele vergaderapp krijg je namelijk de beschikking over een digitaal vergaderdossier welke je ten allen tijde kan raadplegen en aanpassen. Gebruikmaken van een dergelijke applicatie werkt ook bijzonder efficiënt, vooral omdat er geen sprake meer is van losse aantekeningen op de vele kleurrijke en vooral ook talrijke post-its. Bovendien kan er op deze manier ook niet langer discussie bestaan over documentversies.
#2 Het gebruik van mobiele of pop-up vergaderlocaties
Het gebeurt steeds vaker dat bedrijven verrassen met hun vergaderlocatie. Het zou dan ook niet alleen op vlak van inspiratie, maar ook voor wat de productiviteit betreft interessant zijn om eens uit te wijken naar een niet alledaagse of vertrouwde vergaderlocatie. Dit betekent in de praktijk dat vooral de mobiele of pop-up vergaderlocaties aanzienlijk aan populariteit hebben gewonnen. Dit is wellicht één van de meest opvallende ontwikkelingen op vlak van vergadertrends van de voorbije periode.
De ene keer kan er bijvoorbeeld worden gekozen voor een boot als vergaderlocatie, terwijl je de andere keer de voorkeur uit kan gaan naar bijvoorbeeld een pop-up restaurant. Dat de omgeving waarin er wordt vergaderd in de praktijk (bijzonder) inspirerend kan werken wordt bewezen door grote bedrijven zoals Apple en Google. Zij staan dan ook bekend om hun bijzondere, innovatieve en bovendien ook inspirerende werk- en vergaderplekken.
#3 Flexibel vergaderen
Eén van de op financieel vlak meest interessante trends als het op vergaderen aankomt, is terug te vinden in het feit dat er steeds vaker voor wordt gekozen om op flexibele wijze vergaderingen in te vullen. Onderzoeken die werden uitgevoerd hebben namelijk aangetoond dat managers zomaar even gemiddeld 40 procent van hun werktijd besteden aan het bijwonen van vergaderingen. Topmanagers vergaderen zelfs nog vaker, tot gemiddeld 75 procent van hun volledige werktijd. De tijd die vergaderen op deze manier in beslag neemt kost in Nederland alleen al zo’n slordige 60 miljard euro op jaarbasis.
Bovenstaande heeft alles te maken met het feit dat er gemiddeld sprake is van zo’n 300 vergaderuren per jaar. Wanneer je dan met meerdere personen een vergadering bijwoont zijn dat uiteraard zeer dure uren. Omwille van deze reden wordt er tegenwoordig steeds vaker voor gekozen om vergaderingen bij te laten wonen door personen die echt betrekking hebben tot het onderwerp dat wordt aangekaart. Zo wordt niet langer voor elke vergadering het volledige bestuur van een bedrijf meer uitgenodigd.
#4 Maak kennis met de ‘vergaderfiets’
Een aanzienlijk aantal hard werkende mensen is gedoemd om heel wat uren na elkaar te vergaderen. De Arbo heeft eerder reeds aangegeven dat het kantoormeubilair dit lange zitten dient te faciliteren. Dat het echter niet gezond is weten we allemaal. Omwille van deze reden wordt er door steeds meer bedrijven gekeken in de richting van een zogenaamde ‘vergaderfiets’. Deze bijzondere ‘deskbikes’ maken het mogelijk om tijdens het vergaderen rustig de pedalen rond te trappen. Op deze manier kan er niet alleen productief worden vergaderd, daarnaast is het ook nog eens mogelijk om tussentijds aan de conditie te werken!
#5 Het inlassen van een online vergadering
In een tijd waarin niet alleen steeds meer mensen vanuit huis werken, maar er bijvoorbeeld ook veel internationaler wordt gewerkt, is online vergaderen niet meer weg te denken uit de vergadermarkt. Dit is een van de trends die het voorgaande jaar reeds opviel, maar zich dit jaar gewoon weer gestaag verder zet.
Vroeger werd er door bijvoorbeeld multinationals vaak voor gekozen om hun internationale partners over te laten vliegen om te vergaderen, maar dat ging steevast gepaard met een stevig prijskaartje. Tegenwoordig bieden met name Skype evenals FaceTime de mogelijkheid aan om virtueel een vergadering bij te wonen. Ondanks het feit dat deze opties al langer op de markt beschikbaar zijn, moet het gezegd worden dat dit toch ook dit jaar weer één van de belangrijkste vergadertrends kan worden genoemd.
#6 Oplossingsgericht vergaderen
Niet alleen de omkadering van vergaderen is door de jaren heen stevig onderhevig geweest aan allerhande trends. Wat ook te denken van de daadwerkelijke invulling die aan vergaderingen wordt gegeven? Neem nu bijvoorbeeld het oplossingsgericht werken. Dit is een stelselmatig populairder wordende methode om vraagstukken te behandelen tijdens het vergaderen. Kenmerkend voor deze manier van werken is dat er niet langer wordt gedacht in problemen, maar wel in oplossingen. In plaats van continue de focus te leggen op het probleem waarvan sprake is wordt er gekeken naar wat de meest optimale situatie zou kunnen zijn binnen het vraagstuk dat zich stelt. Waar wil je bijvoorbeeld graag zijn als bedrijf of als persoon?
Op basis van bovenstaande kan je vervolgens tijdens het vergaderen samen met de andere aanwezigen gaan brainstormen over hoe je beetje bij beetje verder kan toewerken naar de meest ideale situatie. Op deze manier zal er een positieve denkwijze ontstaan met als gevolg dus ook een positieve sfeer. Het hanteren van zo’n oplossingsgerichte methode zorgt er in de praktijk voor dat er vooruit kan worden gedacht in plaats van langdurig in het probleem in kwestie te blijven hangen. Steeds meer bedrijven kiezen er bewust voor om gestelde vraagstukken op deze manier te behandelen waardoor we ook dit een van de meest actuele vergadertrends van het moment kunnen noemen.
Op zoek naar een inspirerende locatie voor uw bijeenkomst?
Op Onemeeting.com staat een ruim aanbod aan locaties. Zit de geschikte locatie er niet tussen? Geen enkel probleem. Dit is slechts een selectie van de mogelijkheden. Onze Meeting Experts helpen je graag aan de juiste locatie. Waar je ook wilt bijeenkomen, we regelen het graag. Neem direct contact op met [OmEmail] of bel gratis met [OmTelefoon].
Ontdek ons unieke locatieaanbod
Kun je na het lezen van deze blog meer tips gebruiken voor een productieve vergadering? Lees dan de blog met 5 tips voor een effectieve vergadering.