Enexis

Cas client / Peter Wezenberg / Enexis

Défi

Chez Enexis nous avons un besoin croissant de rendez-vous, de rendez-vous, de rendez-vous. Nous sommes une organisation avec 4500 personnes et environ 60 secrétaires. Au sein d'une si grande organisation, il faut beaucoup de temps pour que cela soit fait efficacement. Nos secrétaires étaient constamment au téléphone, avec la même question : « Je veux une chambre à ce moment-là, y a-t-il des disponibilités ? » De plus, le processus de facturation était également un défi. Avec chaque facture que nous avons reçue, c'était « Qui a encore réservé ? Cela a-t-il déjà été convenu ?". Nous avions presque 1 ETP sur Onemeeting. Beaucoup de temps a été consacré à savoir qui avait passé la commande, et donc à quel centre de coûts il fallait imputer.
Nous recherchions donc un partenaire capable de numériser entièrement notre processus de réservation et de facturation et ainsi le rendre plus efficace.

La collaboration surgit

Dans mon poste, je regarde où nous pouvons optimiser les processus afin que moins d'énergie soit nécessaire et avec moins d'énergie, vous avez besoin de moins de personnel et ainsi vous pouvez réduire les coûts. J'ai commencé à chercher un partenaire qui peut nous aider à rendre ces processus plus efficaces.

Comment Onemeeting.com a aidé

Nous avons commencé à canaliser le système de réservation, nous nous sommes assis avec vous et quelques ajustements ont été faits spécialement pour nous. Désormais, seules les secrétaires sont chargées d'effectuer les réservations, de sorte que l'ensemble de l'organisation n'est pas occupée à réserver séparément des salles pour les réunions. Grâce à Onemeeting.com nous effectuons désormais 100% de nos réservations en ligne.

Nous voulions également nous débarrasser de ces factures papier, car nous ne faisions que numériser le flux des factures.
Alors là on s'est retrouvé et on a réussi. Nous allons maintenant au dernier morceau; et cela devrait bientôt être mis en ligne. A savoir que nous passons entièrement à la facturation UBL. Et puis on ne voit plus du tout de factures, alors aucune main n'est impliquée, donc complètement numérisée.

Avantages

Nous n'avons plus besoin d'appeler pour demander si une salle de réunion est disponible. Nous pouvons vérifier le système en ligne pour voir si une chambre est disponible, et nous pouvons également faire des réservations dans le système tout de suite.

Notre service des achats souhaitait que nos prix contractuels soient immédiatement visibles en ligne dans le système. Vous l'avez construit pour nous afin que les bons prix soient immédiatement visibles, afin que les gens sachent immédiatement ce que tout cela allait coûter.

La prochaine étape de notre collaboration est la phase UBL, donc tout sera bientôt lu numériquement. Cela économisera beaucoup de mains (externes), et beaucoup de gens pensent que lorsque les mains s'en vont, la qualité des données va baisser, mais non, ce n'est pas le cas et nous l'avons prouvé avec votre projet. Parce qu'en plus de la facture collective que nous recevons et payons très facilement, nous recevons également le fichier de données contenant toutes les données et moins d'une minute plus tard, tout a été réservé sans erreur. Nous avons donc les coûts au bon endroit et c'est aussi notre point de départ.

J'aime visiter le site du Meeting Center WTC Arnhem car tout est bien organisé ici, la gare est devant la porte et le parking de l'autre côté.
Le niveau de qualité et le niveau de service sur les sites sont élevés. Ce que je trouve très important, ce sont les gens qui travaillent sur les lieux, ils sont très sympathiques. Si vous en avez besoin, ils sont là. J'aime le concept que vous avez proposé. Je n'ai plus autant d'expérience dans les lieux.

Résultat

Mes remerciements vont à toi car tu as toujours dit un seul partenaire. Je n'ai jamais entendu de toi "Ça va te coûter si cher". J'ai entendu ça à chaque fois avec des concurrents, mais pas avec vous. De plus, la qualité que vous garantissez sur les lieux est de premier ordre. Nous sommes régulièrement dans différents endroits, nous avons été auparavant dans d'autres endroits dont la qualité n'était pas optimale.

Outre le fait que c'est bien que nous puissions réduire les coûts, voir que nos employés donnent une meilleure note pour la satisfaction des employés, alors c'est bien qu'ils écrivent que cela est en partie dû à la réservation automatique.

La capacité de traçabilité (qui a causé les coûts) est désormais également transparente et entièrement automatisée.
Mais il n'y a pas que l'économie d'ETP qui est agréable, car on parle alors souvent d'argent. Mais pour moi, il s'agissait aussi de l'émotion, de la frustration des gens de notre service de traitement des factures, que nous avons pu supprimer avec cela.

Je recommanderais absolument Onemeeting.com à d'autres parce que la façon dont nous avons fait cela ensemble est excellente. On travaille ensemble, c'est très fort.

Organisation
Enexis

Nom
Pierre Wezenberg

Fonction
Responsable Innovation & Qualité Finance

"Je recommanderais absolument Onemeeting.com à d'autres parce que la façon dont nous avons fait cela ensemble est géniale. Nous travaillons ensemble, c'est très fort."