Het ontstaan van Onemeeting System

We zochten een multi property systeem dat klantgerichter was om aan onze missie van ‘nooit meer neen’ te kunnen voldoen. Toen we dit in de bestaande systemen niet konden vinden, zijn we zelf aan de slag gegaan met het uitwerken van een systeem waarmee we minimaal:

De interne processen konden digitaliseren en automatiseren;
Locaties laten samenwerken in één database;
Onze klanten online met realtime beschikbaarheid boekingen konden laten maken en beheren;

Kern van OMS Onemeeting System

De kernfuncties van OMS Onemeeting System zijn:

Klantregistratie – bedrijven en contactpersonen, in hiërarchie indien van toepassing.
Sales – beheer klanten, afspraken, productiecijfers, contracten met vaste prijzen, kortingen.
Reserveringen – multi property mogelijkheid, yield en revenue toepassingen, arrangementen of losse artikelen en zaalhuur, geautomatiseerde bevestigingen, gekoppelde taken en alerts.
Operationeel – planning tools, rapporten, extra verkoopregistratie.
Facturatie – centrale facturatie, digitale pro forma’s en facturen.
Nazorg – aftersales registratie en rapporten, klachtenbeheersysteem.

OMS Onemeeting system is gekoppeld aan de website Onemeeting.com met client portal

De locaties hebben een eigen pagina met prachtige foto’s en relevante informatie om de websitebezoekers te inspireren. Bovendien zijn zij met realtime beschikbaarheid en prijzen te boeken. OMS Onemeeting System en Onemeeting.com zijn samen uniek, omdat de werelden van online en offline boeken samenkomen en volledig ondersteund worden binnen één database. Dit houdt in dat ingewikkelde of internationale boekingen die met hulp van Meeting Experts gemaakt worden alsnog door de boeker online in het persoonlijke account naar voren komen en daar beheerd kunnen worden. OMS is ingericht om alle informatie te ontsluiten naar de boeker in zijn persoonlijke account in een beveiligd gedeelte op Onemeeting.com.

In dit persoonlijke account vinden gebruikers alle bevestigingen, aangevraagde offertes, facturen, wijzigingen die zij zelf online hebben gedaan en alles wat offline door onze Meeting Experts verwerkt is. Er is een dashboard met een overzicht van alle acties die nog openstaan voor het afronden van toekomstige boekingen. De contractafspraken die het bedrijf met locaties heeft ondergebracht in een samenwerkingsovereenkomst zijn online in het account te zien en worden direct toegepast in zowel online als offline boekingen van deze klant bij de locaties.

Toekomst van OMS

De ontwikkeling van een systeem staat nooit stil. OMS Onemeeting System en onze website Onemeeting.com inclusief client portal worden beheerd door een eigen team van functioneel beheerders in Nederland en een vast team ontwikkelaars bij The Gateway Digital in India.

Dagelijks wordt gewerkt aan nieuwe functionaliteiten of verbeteringen van huidige werkwijzen, waarbij we uiteraard onze gebruikers nauw betrokken houden. We werken met een ontwikkelcyclus van 4 weken voor het uploaden van verbeteringen. Hierbij maken we gebruik van feedback die ons bereikt uit klantgebruik (onze ambassadeurs) als ook vanuit interne gebruikers. Alle input wordt verzameld in een wensenlijst. Deze wordt geprioriteerd met behulp van een eigen beoordelingsmethode waarbij de efficiëntie en de commerciële waarde beiden meewegen voor het bepalen van de prioriteit. De wensenlijsten zijn gedigitaliseerd en worden gedeeld met onze ontwikkelpartner The Gateway Digital. Wekelijks is er overleg over de werkzaamheden en de planning. Grotere projecten worden naast de dagelijkse activiteiten opgepakt.

Uiteindelijk is het de ambitie van Onemeeting om met OMS Onemeeting System alle processen internationaal, volledig digitaal en geautomatiseerd te ondersteunen.

Functies en Modules

OMS [Onemeeting System] bestaat uit verschillende modules. De modules zijn per functie ingericht; er zijn modules gericht op klantenmanagement voor commerciële werkzaamheden, modules voor de operationele uitvoering in de locaties en modules voor de financiële afhandeling van boekingen door de administratie. Aanvullend zijn er enkele ondersteunende modules voor uitgebreide rapportages en efficiënt taakmanagement voor de gebruikers.

Klantprofielen

Onze klantendatabase wordt beheerd door de salesmanagers en reserveringsmedewerkers, hierin wordt alles wat we weten van bedrijven en de contactpersonen opgeslagen en beheerd.

Contractmanagement

Afspraken met klanten worden centraal opgeslagen en automatisch toegepast in boekingen welke zijn gemaakt zowel door de Meeting Expert als door de klant online.

Reserveringswizard

Hierin starten en beheren we de reserveringen, deze module is ondersteunend aan het verkoopgesprek en verbonden aan vele andere modules om zo efficiënt mogelijk alle informatie uit het systeem samen te brengen tot een reservering. Denk hierbij aan voorkeuren van klanten, contractafspraken, aannamebeleid op basis van yield en revenue instellingen, locatie details en reminders om contact te houden over de reservering.

Dashboard

Een geautomatiseerde to do lijst voor medewerkers, hierin kunnen taken aangemaakt worden, automatische herinneringen voor reserveringen komen naar voren, en er kunnen berichten van/naar collega’s ontvangen en gestuurd worden.

Planboard

Overzicht van de beschikbare en gereserveerde ruimtes binnen een locatie, planning tool zowel operationeel als voor reserveringen.

Operationeel

Verschillende sub-modules gericht op de operationele afdelingen binnen de locaties waarin de reserveringen, verwachte aankomsten van de reserveringen beheerd worden:
Boeking zoeken: Beheren van de gemaakte boekingen, gemakkelijk opzoeken welke boekingen in de planning staan.
In huis: Aankomsten overzicht voor de operationele afdeling, registratie van sleuteluitgifte en -ontvangst, toevoegen van extra artikelen op de dag zelf, zoals extra catering gedurende de dag.
Dag afsluiting: Doorsturen van reserveringen naar het financiële systeem AFAS voor (digitale) facturatie.
Losse verkoop: Kassamodule voor de operationele afdeling in de locatie, wanneer bezoekers een parkeerkaart of andere artikelen direct afnemen, kan dit geregistreerd worden in de Losse verkoop module waarna er een factuur vanuit AFAS terugkomt als betaalbewijs voor de bezoeker.
Kassa beheer: Aan het einde van een dienst wordt de kassa opgemaakt, alle artikelen die verkocht zijn via de Losse verkoop module staan hierin geregistreerd inclusief de betaalmethode waarna de kassa opgemaakt en afgesloten kan worden.

Contact op locatie

De voorkeuren van vaste contactpersonen worden gevraagd en hierin opgeslagen ten behoeve van het leveren van de beste persoonlijke service in de locaties.

Meeting map

Module speciaal voor de Meeting Experts van Onemeeting waarmee zij met behulp van uitgebreide zoekfilters en een kaartoverzicht gemakkelijk de beste locatie voor een aanvraag vinden.

Rapporten

Rapportages ingedeeld per functie zowel voor operationele uitvoer als registratie en analyse van alle beschikbare data.

Locaties

Content van de locaties voor online publicatie en het beheren van reserveringsinformatie zoals zalen, capaciteiten en BAR-prijzen per dagdeel.

Administratie

De beheermodule van OMS Onemeeting System, hierin worden o.a. artikelen, arrangementen, prijzen en gebruikersrechten beheerd.

Configuratie

Beheer van de vaste inrichting en de verschillende parameters van OMS Onemeeting System. Denk hierbij aan parameters voor notificaties aan gebruikers in hun dashboard, online boekingsregels, land en taalinstellingen, zaalcategorie instellingen en inrichting van gebruikersrollen met bijbehorende rechten.

AFAS log

Alle communicatie van OMS Onemeeting System naar AFAS is terug te zien in deze module in de applicatie. Zo is te allen tijde inzichtelijk wanneer welke informatie naar AFAS is gestuurd via de connectoren en of dit succesvol was.