Enexis

Kundenfall / Peter Wezenberg / Enexis

Herausforderung

Bei Enexis haben wir einen steigenden Bedarf an Meetings, Meetings, Meetings. Wir sind eine Organisation mit 4500 Mitarbeitern und ca. 60 Sekretärinnen. Innerhalb einer so großen Organisation braucht es viel Zeit, um dies effizient zu erledigen. Ständig telefonierten unsere Sekretärinnen mit der immer gleichen Frage: „Ich möchte dann ein Zimmer, gibt es dann noch freie Plätze?“ Außerdem war der Abrechnungsprozess eine Herausforderung. Bei jeder Rechnung, die wir erhielten, stand „Wer hat wieder gebucht? Wurde dies bereits vereinbart?". Wir hatten fast 1 FTE auf Onemeeting. Es wurde viel Zeit darauf verwendet, herauszufinden, wer den Auftrag erteilt hat und daher auf welche Kostenstelle gebucht werden sollte.
Wir haben daher nach einem Partner gesucht, der unseren Buchungsprozess und Rechnungsprozess vollständig digitalisieren und damit effizienter gestalten kann.

Zusammenarbeit entsteht

In meiner Position schaue ich, wo wir Prozesse optimieren können, damit weniger Energie benötigt wird und man mit weniger Energie weniger Personal benötigt und somit Kosten spart. Ich begann, nach einem Partner zu suchen, der uns helfen kann, diese Prozesse effizienter zu gestalten.

Wie Onemeeting.com geholfen hat

Wir haben begonnen, das Reservierungssystem zu kanalisieren, wir haben uns mit Ihnen zusammengesetzt und einige Anpassungen wurden speziell für uns vorgenommen. Jetzt ist es nur noch die Aufgabe der Sekretärinnen, Buchungen vorzunehmen, sodass nicht die gesamte Organisation separat damit beschäftigt ist, Räume für Besprechungen zu reservieren. Dank Onemeeting.com erledigen wir jetzt 100 % unserer Buchungen online.

Wir wollten auch diese Papierrechnungen loswerden, weil wir gerade den Rechnungsfluss digitalisierten.
Hier haben wir uns also wieder gefunden und es ist uns gelungen. Wir gehen jetzt zum letzten Stück; und das sollte bald live gehen. Nämlich, dass wir komplett auf die UBL-Rechnungsstellung umsteigen. Und dann sehen wir gar keine Rechnungen mehr, dann sind keine Hände mehr im Spiel, also komplett digitalisiert.

Vorteile

Wir müssen nicht mehr anrufen, um zu fragen, ob ein Besprechungsraum verfügbar ist. Wir können im System online prüfen, ob ein Zimmer verfügbar ist, und wir können auch sofort Reservierungen im System vornehmen.

Unsere Einkaufsabteilung wollte, dass unsere Vertragspreise sofort online im System sichtbar sind. Sie haben es für uns so gebaut, dass die richtigen Preise sofort sichtbar sind, sodass die Leute sofort wussten, was das alles kosten würde.

Der nächste Schritt innerhalb unserer Zusammenarbeit ist die UBL-Phase, also wird bald alles digital gelesen. Das spart viele (externe) Hände, und viele Leute denken, wenn die Hände weg sind, nimmt die Datenqualität ab, aber nein, das ist nicht der Fall, und das haben wir mit Ihrem Projekt bewiesen. Denn neben der Sammelrechnung, die wir erhalten und ganz unkompliziert bezahlen, erhalten wir auch die Datendatei mit allen Daten und keine Minute später ist alles fehlerfrei verbucht. Wir haben also die Kosten an der richtigen Stelle und das ist auch unser Ansatzpunkt.

Ich besuche gerne den Standort des Meeting Center WTC Arnhem, weil hier alles gut organisiert ist, der Bahnhof ist vor der Tür und der Parkplatz auf der anderen Seite.
Das Qualitäts- und Serviceniveau an den Standorten ist hoch. Was ich sehr wichtig finde, sind die Menschen, die an den Standorten arbeiten, sie sind sehr freundlich. Wenn Sie sie brauchen, sind sie da. Ich mag das Konzept, das Sie sich ausgedacht haben. An Orten erlebe ich nicht mehr so ​​viel.

Ergebnis

Mein Dank geht an Sie, weil Sie immer einen Partner gesagt haben. Ich habe noch nie von Ihnen gehört "Es wird Sie so viel kosten". Das habe ich jedes Mal von Konkurrenten gehört, aber nicht von Ihnen. Zudem ist die Qualität, die Sie an den Standorten garantieren, erstklassig. Wir sind regelmäßig an wechselnden Standorten, wir waren vorher schon an anderen Standorten, deren Qualität nicht optimal war.

Neben der Tatsache, dass es schön ist, dass wir Kosten sparen können, sehen, dass unsere Mitarbeiter eine bessere Note für die Mitarbeiterzufriedenheit geben, dann ist es schön, dass sie schreiben, dass dies teilweise an der automatischen Reservierung liegt.

Auch die Rückverfolgbarkeit (wer hat die Kosten verursacht) ist jetzt transparent und vollautomatisiert.
Aber nicht nur FTEs sparen ist schön, denn dann spricht man oft über Geld. Aber für mich ging es auch um die Emotion, den Frust der Leute in unserer Abteilung Rechnungsbearbeitung, die wir damit beseitigen konnten.

Ich würde Onemeeting.com absolut weiterempfehlen, denn die Art und Weise, wie wir dies gemeinsam gemacht haben, ist erstklassig. Wir arbeiten zusammen, das fühlt sich sehr stark an.

Organisation
Enexis

Name
Peter Wesenberg

Funktion
Manager Innovation & Qualitätsfinanzierung

"Ich würde Onemeeting.com absolut weiterempfehlen, weil die Art und Weise, wie wir das zusammen gemacht haben, großartig ist. Wir arbeiten zusammen, das fühlt sich sehr stark an."