Laptopvrije meetings
Er is een opvallend eenvoudige manier om een meeting direct beter te maken. Geen nieuw vergadermodel, geen ingewikkelde methodiek en zelfs geen AI. Laat de laptop buiten de vergaderruimte. Leg de telefoon weg. Ga zitten, kijk elkaar aan en begin het gesprek.
Laptopvrije meetings. Ik ben ervoor.
Niet omdat ik tegen technologie ben. Integendeel. Technologie maakt ons werk sneller, slimmer en gemakkelijker. Maar er zijn momenten waarop diezelfde technologie precies in de weg zit van wat we proberen te bereiken. En een meeting is zo’n moment. Want als we bewust tijd vrijmaken om bij elkaar te komen, mogen we misschien ook van elkaar verwachten dat we er werkelijk zijn.
Aanwezig zijn is iets anders dan erbij zijn
We kennen het allemaal. Acht mensen zitten rond een tafel en zes laptops staan open. De vergadering begint, maar ondertussen komt de mail gewoon binnen. Een bericht verschijnt rechtsboven in beeld. Iemand typt snel een antwoord. Een ander kijkt even op zijn telefoon. Natuurlijk luisteren we ondertussen gewoon door.
Denken we.
Maar aandacht werkt niet zo. Ons brein kan niet onbeperkt tegelijkertijd luisteren, lezen, schrijven en nadenken. We schakelen voortdurend tussen taken. En iedere keer dat onze aandacht naar een mail, appje of notificatie gaat, zijn we even uit het gezamenlijke gesprek.
Je bent er nog wel. Maar je bent er niet helemaal.
En juist dat laatste is wat een goede meeting nodig heeft.
Aandacht is misschien wel onze schaarsste grondstof
We praten veel over efficiënter vergaderen. Kortere agenda’s, betere voorbereiding, duidelijkere besluiten en minder meetings. Allemaal verstandig. Maar misschien begint efficiënt vergaderen met iets veel eenvoudigers: volledige aandacht.
Stel dat acht mensen een uur bij elkaar zitten, maar allemaal regelmatig iets anders doen. Hoeveel echte vergadertijd blijft er dan over? En hoeveel wordt er gemist omdat iemand nét dat ene zinnetje niet hoorde, een gezichtsuitdrukking niet zag of de nuance van een reactie miste?
Een laptopvrije meeting maakt een heldere afspraak: dit uur is van ons.
Dat is niet ouderwets. Ik vind het juist behoorlijk modern. In een tijd waarin iedereen permanent bereikbaar kan zijn, wordt onverdeelde aandacht steeds waardevoller.
Het gesprek verandert zodra de schermen verdwijnen
Probeer het maar eens. Klap alle laptops dicht en leg de telefoons buiten bereik. De ruimte verandert vrijwel onmiddellijk.
Mensen kijken omhoog. Er ontstaat meer oogcontact. Reacties komen sneller. Stiltes mogen weer even bestaan. Je ziet wie iets wil zeggen, wie twijfelt, wie enthousiast wordt en wie het ergens duidelijk niet mee eens is.
Dat zijn allemaal signalen die onderdeel zijn van overleg. Communicatie bestaat tenslotte uit veel meer dan woorden.
Zonder scherm tussen ons in ontstaat bovendien iets anders: gelijkwaardigheid. Niemand kan zich terugtrekken achter zijn laptop. Iedereen neemt deel aan hetzelfde gesprek. Niet half online en half aan tafel, maar volledig met elkaar.
En de notulen dan?
Dat is natuurlijk de ironie van deze tijd. Juist technologie kan ons helpen om minder technologie nodig te hebben tijdens een meeting.
AI kan gesprekken vastleggen, samenvatten, besluiten structureren en actiepunten verzamelen. Daardoor hoeven we niet meer allemaal driftig mee te typen om niets te vergeten. Natuurlijk moeten organisaties daarbij zorgvuldig omgaan met toestemming, vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging. Maar waar het verantwoord kan, ontstaat een prachtige omkering.
Laat de technologie luisteren, zodat wij dat ook weer kunnen doen.
En voor persoonlijke gedachten blijft er nog altijd een bijzonder betrouwbaar instrument over: pen en papier.
De voorzitter bepaalt de norm
Laptopvrij vergaderen werkt alleen wanneer iemand de moed heeft om de afspraak te maken. Daar ligt wat mij betreft een mooie taak voor de voorzitter.
Niet met een streng verbod, maar met een simpele uitnodiging: laptops dicht, telefoons weg, dit gesprek verdient onze volledige aandacht.
En dan natuurlijk zelf het goede voorbeeld geven.
Een voorzitter die tijdens het overleg zijn telefoon controleert, kan moeilijk volledige aanwezigheid van anderen verwachten. Aandacht is besmettelijk. Afleiding trouwens ook.
Niet iedere meeting hoeft laptopvrij
Natuurlijk zijn er bijeenkomsten waarin een laptop functioneel onderdeel is van het werk. Wanneer je samen een begroting maakt, een ontwerp beoordeelt, data analyseert of daadwerkelijk in een document werkt, is een scherm logisch.
Maar dat is iets anders dan automatisch bij iedere meeting de laptop openklappen.
Mijn voorstel is daarom simpel. Draai de bewijslast eens om. Niet de laptop meenemen tenzij iemand zegt dat het niet mag, maar de laptop thuislaten tenzij hij voor het doel van de bijeenkomst werkelijk nodig is.
Dan wordt laptopvrij de norm en digitaal de bewuste uitzondering.
De perfecte meeting vraagt aanwezigheid
Bij Onemeeting geloven we in de perfecte meeting. Natuurlijk gaat dat over de juiste locatie, een goede ruimte, gastvrijheid, bereikbaarheid, techniek en alles wat nodig is om mensen goed bij elkaar te brengen.
Maar uiteindelijk kunnen wij één ding niet voor een meeting boeken: aandacht.
Die moeten deelnemers zelf meenemen.
Misschien hoeven we daarvoor niet nóg iets toe te voegen aan onze meetings. Misschien moeten we juist iets weghalen.
De laptop dicht.
De telefoon weg.
De ogen omhoog.
En dan gebeurt waarvoor we eigenlijk bij elkaar kwamen.
We ontmoeten elkaar.
Wil je op de hoogte blijven van alle trends en ontwikkelingen in de MICE-markt? Klik hier
