Enexis

Caso de cliente / Peter Wezenberg / Enexis

Desafío

En Enexis tenemos una necesidad cada vez mayor de reuniones, reuniones, reuniones. Somos una organización con 4500 personas y aproximadamente 60 secretarias. Dentro de una organización tan grande, se necesita mucho tiempo para hacer esto de manera eficiente. Nuestras secretarias estaban constantemente al teléfono, con la misma pregunta: 'Quiero una habitación en ese momento, ¿hay disponibilidad en ese momento?' Además, el proceso de facturación también fue un desafío. Con cada factura que recibimos era “¿Quién ha vuelto a reservar? ¿Esto ya se acordó?". Tuvimos casi 1 FTE en Onemeeting. Se dedicó mucho tiempo a averiguar quién dio la orden y, por lo tanto, en qué centro de costos se debe reservar.
Por lo tanto, buscábamos un socio que pudiera digitalizar completamente nuestro proceso de reserva y facturación y, por lo tanto, hacerlo más eficiente.

Surge la colaboración

Dentro de mi puesto miro donde podemos optimizar los procesos para que se necesite menos energía y con menos energía se necesite menos gente y así puedas ahorrar costes. Empecé a buscar un socio que pueda ayudarnos a hacer que estos procesos sean más eficientes.

Cómo ayudó Onemeeting.com

Hemos empezado a encauzar el sistema de reservas, nos hemos sentado con vosotros y se han hecho algunos ajustes especialmente para nosotros. Ahora es solo el trabajo de las secretarias hacer reservas, por lo que no toda la organización está ocupada por separado reservando salas para reuniones. Gracias a Onemeeting.com ahora hacemos el 100% de nuestras reservas en línea.

También queríamos deshacernos de esas facturas en papel, porque solo estábamos digitalizando el flujo de facturas.
Así que aquí nos encontramos de nuevo y lo logramos. Ahora vamos a la última parte; y eso debería estar disponible pronto. Es decir, que vamos completamente a la facturación UBL. Y luego ya no vemos ninguna factura en absoluto, luego no hay manos involucradas, completamente digitalizadas.

beneficios

Ya no tenemos que llamar para preguntar si hay una sala de reuniones disponible. Podemos verificar el sistema en línea para ver si hay una habitación disponible y también podemos hacer reservas en el sistema de inmediato.

Nuestro departamento de compras quería que los precios de nuestros contratos fueran inmediatamente visibles en línea en el sistema. Lo creaste para nosotros de modo que los precios correctos fueran inmediatamente visibles, para que la gente supiera de inmediato cuánto costaría todo.

El siguiente paso dentro de nuestra colaboración es la fase UBL, por lo que pronto todo se leerá digitalmente. Eso ahorrará muchas manos (externas), y mucha gente piensa que cuando las manos se van, la calidad de los datos bajará, pero no, no es así y lo hemos probado con tu proyecto. Porque además de la factura colectiva que recibimos y pagamos muy fácilmente, también recibimos el archivo de datos que contiene todos los datos y en menos de un minuto se ha reservado todo sin errores. Entonces tenemos los costos en el lugar correcto y ese es también nuestro punto de partida.

Me gusta visitar la ubicación del Meeting Center WTC Arnhem porque aquí todo está bien organizado, la estación de tren está frente a la puerta y el estacionamiento al otro lado.
El nivel de calidad y el nivel de servicio en las ubicaciones es alto. Lo que me parece muy importante es la gente que trabaja en las locaciones, son muy amables. Si los necesitas, están ahí. Me gusta el concepto que se te ha ocurrido. Ya no experimento tanto en los lugares.

Resultado

Mi agradecimiento va para ti porque siempre has dicho un compañero. Nunca escuché de ti "Te va a costar tanto". Escuché eso cada vez con los competidores, pero no contigo. Además, la calidad que garantizas en las locaciones es de primera. Estamos regularmente en diferentes lugares, anteriormente hemos estado en otros lugares, cuya calidad no fue óptima.

Además del hecho de que es bueno que podamos ahorrar costos, ver que nuestros empleados dan una mejor puntuación a la satisfacción de los empleados, entonces es bueno que escriban que esto se debe en parte a la reserva automática.

La capacidad de rastrear (quién causó los costos) ahora también es transparente y completamente automatizada.
Pero no solo es bueno ahorrar FTE, porque entonces a menudo se habla de dinero. Pero para mí también se trataba de la emoción, la frustración de las personas en nuestro departamento de procesamiento de facturas, que pudimos eliminar con esto.

Absolutamente recomendaría Onemeeting.com a otros porque la forma en que hicimos esto juntos es de primera clase. Trabajamos juntos, eso se siente muy fuerte.

organización
Enexis

Nombre
Pedro Wezenberg

Función
Gerente Innovación y Calidad Finanzas

"Recomendaría absolutamente Onemeeting.com a otros porque la forma en que hicimos esto juntos es excelente. Trabajamos juntos, eso se siente muy fuerte".