L'émergence de Système OneMeeting

Nous recherchions un système multi-établissements plus axé sur le client pour remplir notre mission : « ne plus jamais dire non ». Ne trouvant pas cette solution dans nos systèmes existants, nous avons décidé de développer nous-mêmes un système qui, au minimum :

Les processus internes pourraient être numérisés et automatisés ;
Permettre aux emplacements de collaborer dans une seule base de données ;
Nos clients peuvent effectuer et gérer leurs réservations en ligne avec une disponibilité en temps réel ;

Cœur du système OMS Onemeeting

Les principales fonctionnalités du système OMS Onemeeting sont :

Enregistrement des clients – entreprises et contacts, dans la hiérarchie si applicable.
Ventes – gérer les clients, les rendez-vous, les chiffres de production, les contrats à prix fixe et les remises.
Réservations – capacités multi-propriétés, applications de rendement et de revenus, packages ou articles individuels et locations de chambres, confirmations automatisées, tâches liées et alertes.
Opérationnel – outils de planification, rapports, suivi des ventes supplémentaires.
Facturation – facturation centralisée, pro formas et factures numériques.
Aftercare – enregistrement et rapports après-vente, système de gestion des réclamations.

Le système OMS Onemeeting est lié au site Web Onemeeting.com avec un portail client

Chaque lieu dispose de sa propre page dédiée, avec de magnifiques photos et des informations pertinentes pour inspirer les visiteurs du site web. Il est également possible de réserver avec disponibilités et tarifs en temps réel. OMS Onemeeting System et Onemeeting.com sont uniques car les mondes de la réservation en ligne et hors ligne convergent et sont entièrement pris en charge par une base de données unique. Ainsi, les réservations complexes ou internationales effectuées avec l'aide de Meeting Experts restent accessibles en ligne par le réservateur dans son compte personnel et peuvent y être gérées. OMS est conçu pour que toutes les informations soient accessibles au réservateur dans son compte personnel, situé dans une section sécurisée de Onemeeting.com.

Dans cet espace personnel, les utilisateurs peuvent retrouver toutes les confirmations, demandes de devis, factures, modifications effectuées en ligne et tout ce qui a été traité hors ligne par nos experts en réunions. Un tableau de bord offre un aperçu de toutes les actions en attente pour finaliser les réservations futures. Les accords contractuels entre l'entreprise et les lieux sont visibles en ligne sur le compte et s'appliquent directement aux réservations en ligne et hors ligne effectuées par le client sur ces lieux.

L'avenir de l'OMS

Le développement du système est en constante évolution. Le système OMS Onemeeting et notre site web, Onemeeting.com, y compris le portail client, sont gérés par notre propre équipe d'administrateurs fonctionnels aux Pays-Bas et par une équipe permanente de développeurs chez The Gateway Digital en Inde.

Nous travaillons quotidiennement sur de nouvelles fonctionnalités et des améliorations aux procédures actuelles, en impliquant étroitement nos utilisateurs. Notre cycle de développement est de quatre semaines pour la mise en ligne des améliorations. Ce cycle prend en compte les retours des utilisateurs clients (nos ambassadeurs) et des utilisateurs internes. Toutes les contributions sont compilées dans une liste de souhaits. Cette liste est hiérarchisée selon notre propre méthode d'évaluation, où efficacité et valeur commerciale sont prises en compte. Ces listes de souhaits ont été numérisées et partagées avec notre partenaire de développement, The Gateway Digital. Des réunions hebdomadaires sont organisées pour discuter des travaux et du calendrier. Les projets plus importants sont traités parallèlement aux activités quotidiennes.

À terme, l’ambition d’Onemeeting est de soutenir tous les processus à l’échelle internationale, de manière entièrement numérique et automatique, avec le système OMS Onemeeting.

Fonctionnalités et modules

OMS [OneMeeting System] se compose de plusieurs modules. Ces modules sont organisés par fonction : gestion des clients pour les activités commerciales, mise en œuvre opérationnelle sur les sites et gestion financière des réservations par l'administration. Plusieurs modules complémentaires permettent également de générer des rapports complets et de gérer efficacement les tâches des utilisateurs.

Profils clients

Notre base de données clients est gérée par nos responsables commerciaux et nos agents de réservation. Toutes nos informations sur les entreprises et leurs contacts y sont stockées et gérées.

La gestion des contrats

Les rendez-vous avec les clients sont stockés de manière centralisée et appliqués automatiquement aux réservations effectuées par l'expert en réunion et par le client en ligne.

Assistant de réservation

Ce module permet de lancer et de gérer les réservations. Il prend en charge les conversations commerciales et se connecte à de nombreux autres modules pour compiler efficacement toutes les informations du système dans une réservation. Cela inclut les préférences des clients, les contrats, les politiques de location basées sur les paramètres de rendement et de chiffre d'affaires, les informations sur la localisation et les rappels pour rester informé(e) de la réservation.

Tableau de bord

Une liste de tâches automatisée pour les employés, où des tâches peuvent être créées, des rappels automatiques pour les réservations sont affichés et des messages peuvent être reçus et envoyés à/depuis des collègues.

Planboard

Aperçu des espaces disponibles et réservés au sein d'un lieu, outil de planification à la fois opérationnel et de réservation.

Opérationnel

Plusieurs sous-modules axés sur les services opérationnels au sein des sites, où sont gérées les réservations et les heures d'arrivée prévues des réservations :
Recherche de réservation : gérez vos réservations et découvrez facilement quelles réservations sont programmées.
En interne : aperçu des arrivées pour le service opérationnel, enregistrement de la remise et de la réception des clés, ajout d'éléments supplémentaires le jour même, comme une restauration supplémentaire pendant la journée.
Clôture de la journée : Transmission des réservations au système financier AFAS pour facturation (numérique).
Ventes à usage unique : Ce module de point de vente est destiné au service opérationnel du site. L'achat direct d'un ticket de stationnement ou d'autres articles par un visiteur peut être enregistré dans le module de vente à usage unique. Une facture AFAS lui est ensuite retournée comme preuve de paiement.
Gestion de la caisse : À la fin d'un service, la caisse est fermée. Tous les articles vendus via le module Usage unique sont enregistrés, y compris le mode de paiement, après quoi la caisse peut être fermée.

Contact sur place

Les préférences des contacts réguliers sont demandées et stockées ici pour fournir le meilleur service personnalisé sur place.

Plan de réunion

Un module spécialement destiné aux experts en réunions d'Onemeeting qui leur permet de trouver facilement le meilleur emplacement pour une demande à l'aide de filtres de recherche étendus et d'un aperçu cartographique.

Rapport

Rapports classés par fonction pour la production opérationnelle et l'enregistrement et l'analyse de toutes les données disponibles.

Emplacements

Contenu des emplacements pour la publication en ligne et la gestion des informations de réservation telles que les chambres, les capacités et les prix du BAR par partie journalière.

Administration

Le module de gestion du système OMS Onemeeting, où sont gérés les articles, les packages, les prix et les droits des utilisateurs.

Configuration

Gérez la configuration permanente et les différents paramètres du système OMS Onemeeting. Cela inclut les paramètres de notifications utilisateur dans leur tableau de bord, les règles de réservation en ligne, les paramètres de pays et de langue, les paramètres de catégorie de salle et la configuration des rôles utilisateur avec les droits associés.

Journal AFAS

Toutes les communications entre le système OMS Onemeeting et AFAS sont consultables dans ce module de l'application. Cela permet de savoir à tout moment quand et quelles informations ont été envoyées à AFAS via les connecteurs et si elles ont abouti.