Die Entstehung von Onemeeting-System

Wir suchten nach einem kundenorientierten System für mehrere Immobilien, um unserem Motto „Nie wieder Nein sagen“ gerecht zu werden. Da unsere bestehenden Systeme dies nicht bieten konnten, machten wir uns daran, selbst ein System zu entwickeln, das mindestens Folgendes bietet:

Die internen Prozesse könnten digitalisiert und automatisiert werden;
Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit von Standorten in einer Datenbank.
Unsere Kunden können Buchungen online mit Echtzeitverfügbarkeit vornehmen und verwalten.

Kern des OMS Onemeeting-Systems

Die Kernfunktionen des OMS Onemeeting-Systems sind:

Kundenregistrierung – Firmen und Kontakte, ggf. hierarchisch.
Vertrieb – verwalten Sie Kunden, Termine, Produktionszahlen, Festpreisverträge und Rabatte.
Reservierungen – Funktionen für mehrere Objekte, Ertrags- und Umsatzanwendungen, Pakete oder Einzelartikel und Zimmermieten, automatisierte Bestätigungen, verknüpfte Aufgaben und Benachrichtigungen.
Operativ – Planungstools, Berichte, zusätzliche Verkaufsverfolgung.
Rechnungsstellung – zentrale Rechnungsstellung, digitale Proformas und Rechnungen.
Nachsorge – After-Sales-Registrierung und -Berichte, Beschwerdemanagementsystem.

Das OMS Onemeeting-System ist mit der Website Onemeeting.com mit Kundenportal verknüpft

Die Veranstaltungsorte verfügen jeweils über eine eigene Webseite mit schönen Fotos und relevanten Informationen, die Website-Besucher inspirieren. Sie können außerdem mit Echtzeit-Verfügbarkeits- und Preisinformationen gebucht werden. Das OMS Onemeeting System und Onemeeting.com sind einzigartig, da die Welten der Online- und Offline-Buchung zusammengeführt und in einer einzigen Datenbank vollständig unterstützt werden. Das bedeutet, dass komplexe oder internationale Buchungen, die mit Hilfe von Meeting Experts vorgenommen wurden, vom Buchenden weiterhin online in seinem persönlichen Konto angezeigt und dort verwaltet werden können. OMS ist so konzipiert, dass dem Buchenden alle Informationen in seinem persönlichen Konto, das sich in einem sicheren Bereich auf Onemeeting.com befindet, zugänglich sind.

In diesem persönlichen Account finden Nutzer alle Bestätigungen, Angebotsanfragen, Rechnungen, online vorgenommene Änderungen sowie alle von unseren Meeting-Experten offline bearbeiteten Daten. Ein Dashboard bietet einen Überblick über alle ausstehenden Aktionen für zukünftige Buchungen. Vertragliche Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Veranstaltungsorten sind online im Account einsehbar und werden direkt auf Online- und Offline-Buchungen des Kunden bei den Veranstaltungsorten angewendet.

Zukunft von OMS

Die Systementwicklung steht nie still. Das OMS Onemeeting-System und unsere Website Onemeeting.com, einschließlich des Kundenportals, werden von unserem eigenen Team von Funktionsadministratoren in den Niederlanden und einem festen Entwicklerteam bei The Gateway Digital in Indien verwaltet.

Wir arbeiten täglich an neuen Funktionen und Verbesserungen bestehender Verfahren und binden unsere Nutzer eng ein. Wir arbeiten mit einem vierwöchigen Entwicklungszyklus für die Veröffentlichung von Verbesserungen. Dabei berücksichtigen wir sowohl das Feedback unserer Kunden (unserer Botschafter) als auch das unserer internen Nutzer. Alle Eingaben werden in einer Wunschliste zusammengefasst. Diese Liste wird anhand unserer eigenen Bewertungsmethode priorisiert, wobei Effizienz und kommerzieller Nutzen gleichermaßen berücksichtigt werden. Die Wunschlisten wurden digitalisiert und mit unserem Entwicklungspartner The Gateway Digital geteilt. Wöchentliche Meetings finden statt, um die Arbeit und den Zeitplan zu besprechen. Größere Projekte werden parallel zu den täglichen Aktivitäten bearbeitet.

Das Ziel von Onemeeting besteht letztlich darin, alle Prozesse international vollständig digital und automatisiert mit dem OMS Onemeeting System zu unterstützen.

Funktionen und Module

OMS [OneMeeting System] besteht aus mehreren Modulen. Diese sind nach Funktionen gegliedert: Es gibt Module für das Kundenmanagement im kommerziellen Bereich, Module für die operative Umsetzung vor Ort und Module für die finanzielle Abwicklung der Buchungen durch die Verwaltung. Zusätzlich gibt es mehrere unterstützende Module für ein umfassendes Reporting und effizientes Aufgabenmanagement für die Benutzer.

Kundenprofile

Unsere Kundendatenbank wird von unseren Vertriebsleitern und Reservierungsmitarbeitern betreut. Hier wird alles Wissenswerte über Unternehmen und deren Kontakte gespeichert und verwaltet.

Vertragsmanagement

Termine mit Kunden werden zentral gespeichert und automatisch auf Online-Buchungen sowohl des Meeting-Experten als auch des Kunden angewendet.

Reservierungsassistent

In diesem Modul initiieren und verwalten wir Reservierungen. Es unterstützt Verkaufsgespräche und verbindet sich mit vielen anderen Modulen, um alle Informationen aus dem System effizient in einer Reservierung zusammenzufassen. Dazu gehören Kundenpräferenzen, Vertragsvereinbarungen, Einstellungsrichtlinien basierend auf Ertrags- und Umsatzeinstellungen, Standortdetails und Erinnerungen, bezüglich der Reservierung in Kontakt zu bleiben.

Dashboard

Eine automatisierte To-Do-Liste für Mitarbeiter, in der Aufgaben erstellt werden können, automatische Erinnerungen für Reservierungen angezeigt werden und Nachrichten an/von Kollegen empfangen und gesendet werden können.

Plantafel

Übersicht über verfügbare und reservierte Plätze innerhalb eines Standorts, Planungstool sowohl für den Betrieb als auch für Reservierungen.

Betriebsbereit

Mehrere Untermodule konzentrierten sich auf die operativen Abteilungen innerhalb der Standorte, in denen Reservierungen und voraussichtliche Ankunftszeiten von Reservierungen verwaltet werden:
Buchungssuche: Verwalten Sie Ihre Buchungen und finden Sie einfach heraus, welche Buchungen geplant sind.
Inhouse: Ankunftsübersicht für die operative Abteilung, Erfassung der Schlüsselausgabe und des Schlüsselempfangs, Ergänzung von Zusatzleistungen am Tag selbst, wie z. B. zusätzliche Verpflegung während des Tages.
Tagesabschluss: Weiterleitung der Reservierungen an das Finanzsystem AFAS zur (digitalen) Rechnungsstellung.
Einzelverkauf: Dieses POS-Modul ist für die operative Abteilung vor Ort. Wenn Besucher direkt ein Parkticket oder andere Artikel kaufen, kann dies im Einzelverkaufsmodul erfasst werden. Anschließend erhält der Besucher eine Rechnung von AFAS als Zahlungsnachweis zurück.
Kassenverwaltung: Am Ende einer Schicht wird die Kasse geschlossen. Alle über das Single-Use-Modul verkauften Artikel werden inklusive Zahlungsart erfasst, danach kann die Kasse geschlossen werden.

Kontakt vor Ort

Um eine optimale persönliche Betreuung vor Ort zu gewährleisten, werden hier die Präferenzen der Stammkontakte abgefragt und gespeichert.

Meeting-Karte

Ein Modul speziell für die Meeting-Experten von Onemeeting, mit dem sie mithilfe umfangreicher Suchfilter und einer Kartenübersicht ganz einfach den besten Standort für eine Anfrage finden können.

Report

Nach Funktion kategorisierte Berichte sowohl für die Betriebsausgabe als auch für die Registrierung und Analyse aller verfügbaren Daten.

Standorte

Inhalte der Standorte zur Online-Veröffentlichung und Verwaltung von Reservierungsinformationen wie Zimmer, Kapazitäten und BAR-Preisen pro Tagesteil.

Verwaltung

Das Verwaltungsmodul des OMS Onemeeting-Systems, in dem Artikel, Pakete, Preise und Benutzerrechte verwaltet werden.

Konfiguration

Verwalten Sie die permanente Einrichtung und verschiedene Parameter des OMS Onemeeting-Systems. Dazu gehören Parameter für Benutzerbenachrichtigungen im Dashboard, Online-Buchungsregeln, Länder- und Spracheinstellungen, Raumkategorieeinstellungen sowie die Benutzerrollenkonfiguration mit den zugehörigen Rechten.

AFAS-Protokoll

Die gesamte Kommunikation vom OMS Onemeeting System an AFAS kann in diesem Modul innerhalb der Anwendung eingesehen werden. So ist jederzeit ersichtlich, wann welche Informationen über die Konnektoren an AFAS gesendet wurden und ob dies erfolgreich war.